语音写作：时间记录、分析与规划

原文链接：http://qjzhixing.com/2015/07/28/

作者：起今知行

说明：本文是学习剑飞在思考关于《构建时间记录、分析、规划体系》分享课程的一次总结，通过语音写作的方式在大脑中梳理出来。

　　时间记录分析已经进行了7个月了，目前已基本进入正轨，囊括了生活和工作的方方面面，时间记录的分类几乎没有问题，而分析目前还没有跟上，只在6月初的时候做了一份时间记录分析报表，当时还得到了剑飞的转载，算是有一点收获和反馈。现在时间记录这一块需要做一个梳理，也就是关于时间记录如何记录？如何分析又该如何规划？
　　但是不急于回答这个问题。如果想做一件事情，那么最好要找到做这件事情的意义所在，如果某件事情的意义不够明确，那么可能就难以坚持，时间记录也是如此，那么时间记录的意义在哪里呢？我觉得时间记录的意义主要有两个大的方面：合理的利用自己的时间和记录自己的生命轨迹。
　　第一个意义是合理利用自己的时间。 时间是一项极其重要的资源，之所以重要，因为时间本身没有办法增加，减少，借贷，时间过去那么就永远过去了，而工作和生活中耗用时间的事情太多，不胜枚举，越想有成就的人往往越会发现时间不够用。所以要合理的利用自己的时间。而合理利用时间并不是空穴来风，它需要一些行动来支撑。包括记录时间，分析时间和规划时间。
　　当然，记录本身不是目的，它只是一种途径一种方法而已，也就是我们要清楚自己的时间究竟花在哪里了？如果不记录的话，单靠记忆是没有说服力的。做一个小测试吧！一天前你在干什么？一周前你在干什么？一个月以前你在干什么？一年前你在干什么？10年前你在干什么？有多少人能清晰的回忆起来，这里要的不是一个模糊的回答，比如，10年前我在上中学，这个不是我想要的答案。我想要的答案是，10年前的今天，也就是2005年7月28日14:20这个时刻我在做什么具体的事情。很遗憾！我自己也不记得了。为什么？因为没有记录，记忆又遗失了。所以这些数据就丢失了，永远的丢失了，再也没有办法找回来了。但是如果有时间记录的话，我可以查一查我的具体时间记录，某年某月某日某个时间，我在做什么事情，这件事情做了多久？做的效果如何？当时的心境是怎样的？这些东西一目了然。这些是真实的数据，和记忆不同，因为人的记忆有时候会出现偏差。现在我已经不再那么相信自己，拿事实说话拿数据说话。所以时间记录的作用在于清楚自己的时间花在了什么事情上面。这是合理运用时间的第一步。
　　清楚了自己的时间花销，并不能保证你就能合理的利用时间，接下来的一步是，分析自己的时间，看看自己的时间花在某件事情上是不是合理的？或者说问一下自己这件事情有没有必要必须做？重要的事情？紧急的事情？需要分析时间的花销是否合理？这是合理利用时间的第二步。有记录也有分析了，那么第三步就是自然而然的事情了，既规划自己的时间。时间的规划才是目的，只有达到规划的目的，才能说是合理的运用了自己的时间。经过第二步的分析，我们记清楚哪些事情该做哪些事情不该做，对于那些不该做的事情直接删除就好了。另外对于一些浪费的时间，尽可能的减少或消除，来达到合理利用时间的目的。而如果没有第一步的时间记录，那么也就谈不上后面的分析和规划。所以记录时间的第一个意义在于，合理的利用自己的时间。
　　时间记录的第二个意义在于，记录自己的生命轨迹，前面说到了，我们没有办法记住自己几年前做的事情，因为人的记忆能力有限，并且记忆需要占用大脑的资源。那么就需要通过记录来补充记忆，时间记录就是这么一件极其棒的事情。如果你记录的够详细，那么你日后看你的时间记录的时候，马上就可以提取当时的记忆，在那个时刻，你在做什么？做了多长时间？当时的心境是怎么样的？这些问题就一目了然。如果你记录时间坚持的足够长，比如说10年，10年后你再来看一看你的时间记录，你就自然而然的清楚你是如何一步步走到10年后的今天。不管你10年后的今天是好是坏，你都可以找到理由。比如，10年前你非常努力，而10年后你取得了不错的成绩，那么时间记录可以作为证据来说明。但是说，10年的时间里，你每天除了上班下班，剩余时间就看看电视剧，睡睡觉，那么10年后你混的很一般也是怨不得别人的。我个人而言，我希望能见证到我的成长历程，看看我走过的路，等我把时间记录打印出来，并保存之后，对于我来说，时间记录就是一份极其重要的生命历程资料。长久坚持下来，一年一次，10年的话我就拥有10份生命历程资料，20年的话就拥有20年生命历程资料，以此类推……所以记录时间的第二个重大意义在于，记录自己的生命轨迹。有了这两个重大意义的支撑，那么坚持时间记录就显得十分有意义，也更容易坚持。
　　那问题来了，如何记录时间呢？
　　已经开始记录时间的人，应该对于柳比歇夫毫不陌生，这位俄国的伟大昆虫学家，坚持时间记录56年。56年如一日，坚持记录时间、分析时间和规划时间。它用到的工具就是纸和笔。纸和笔是很好的工具，如果手头准备有纸和笔，那么做一件事情记录一件事情，也是可以的。比如柳比歇夫就是，做一件事情记录下这件事情的耗用时间，也称为事件–时间日志。当然现在云笔记也有很多，跨平台也非常方便，使用云笔记记录的话也是可以的。而这些我都不用，因为我希望我记录的时间更为精确，最好精确到秒钟。有幸在年初看到了剑飞（我的一位Mentor，个人大数据专家，E迅速录师）的分享课程，他使用了TimeMeter这样一款工具，excel表格，结合为知笔记，记录时间的问题迎刃而解。这样一款软件把事件记录精确到秒钟，个人目前应用的非常顺手。推荐大家也去学习，地址：《时间记录相关教程：TimeMeter，Itimelog》
　　时间记录的第一步是，对个人的所有领域进行分类，建立个人的标签管理系统。一般由一级标签和二级标签组成，一级标签6到8个为宜，这6到8个标签一定要囊括个人的全部大领域，要求是把标签分地尽可能的大、独立，也就是要符合“相互独立，完全穷尽”原则。以我自己为例，包括学习成长，工作事业，家庭生活，社会交往，健康休闲，此外，一级标签里还独立出了交通时间和睡眠时间，一级标签还需要配合数字和颜色进行辅助，比如03学习成长，用黄色进行标记，数字和颜色也应该分别固定下来。而二级标签是一级标签的细化比如学习成长一级标签下面，还可以分为学习时间阅读时间和写作时间等等，这些属于二级标签，而二级标签的数量不宜过多，太多不便于管理，一般3到5个即可。也就是把每个领域分别细分下去。
　　第二步是详细记录。在说记录之前，先说说记录有哪些原则，一些事情如果建立一些简单的原则的话，那么执行起来就会更有规范。那么时间记录本身有哪些原则呢？原则一，真实。比如你明明做了某件事情，但是可能害怕别人笑话记录成了另外一件事情，那么这样的记录就没有真实性可言。如果你记录的缺乏真实性的话，那么这份参考资料就显得没有可信度，这就会带来两个问题：第一个，分析的结果不靠谱，分析结果不可靠的话，那么就没有办法合理的规划时间，记录时间意义不大。第二个，生命历程资料也不靠谱，那么日后查询的时候，你可能真的认为你在做记录的事情，这显然违背与做这件事情的意义。事实上，那些记录只属于你，你与自己的秘密，如果你不公示于人没有人知道。所以记录一定要真实。记录的第二个原则是及时。所以即使也就是，做了某件事情要立刻记录下来，而不是仅凭事后的记忆补记。前面说到了，记忆可能产生偏差，依然有可能造成记录不真实的情况。真正的做法应该是，做完了某件事情立刻记录下来。记录的第三个原则是详尽。也就是在记录的时候，一定要尽可能的详细，详细到什么样的程度呢？一个判断标准是，一个陌生人的态度去看自己记录的东西，能一眼知道自己具体在做什么事情。因为随着时间的延长，人的好多记忆就慢慢丢失了。举个例子来说，如果你的记录里面只有“阅读”两个字，那么我可以保证，一年之后你绝不知道自己在阅读什么书籍，哪一章节。所以详细的记录就十分有必要。而记录本身也不是随随便便的，需要有一定的规范才行，为什么要有规范呢？这其实是便于后面的统计，如果记录比较混乱的话，那么势必给后面的统计分析造成麻烦。这是关于记录本身。记录完了该如何分析呢？
　　分析时间。对于合理规划自己时间来说，分析时间也是一个重要的环节。但是一般大多数人都不擅长于分析自己的时间，如何分析自己的时间呢？有没有什么标准而言呢？其实也还是有的。合理利用自己的时间包含的信息是，要事优先原则。那么就可以根据这个原则来分析时间，利用二八原则确定20%的重要事情，然后看一看自己的实际时间使用情况，找出没有产出的时间和甚至是浪费的时间，也就是看看哪些事情是低价值的事情，尽可能的把这些时间剔除掉。具体的分析方法是，拿出自己的时间记录，逐项逐项分析，问一问自己：做这件事情的价值大吗？如果不做这件事情有什么后果吗？如果价值不大又不会产生什么严重的后果，那么直接删除就好了，以后不做这类的事情，这块时间就可以多出来。或者问：哪些事情是浪费时间的事情？是自己浪费了别人的时间？还是别人浪费了自己的时间？抑或是自己浪费了自己的时间？看自己在哪些事情上时间的浪费比较严重。找到那些事情，把那些事情从自己的待办事项中划除，消除一些不必要的时间黑洞。腾出时间做最重要的事情。
　　分析的第二个维度是，找出自由可支配时间。哪些是自由可支配时间呢？前面在标签分类的时候，单独把睡眠时间和交通时间提出来了，此外还有工作时间和家庭生活的时间，这些时间都是刚性时间，也就是每天必须耗费的时间。这些刚性的时间可能我们没有办法使用，我们能够利用的，就只有剩下的自由可支配时间。所以我们要找到那些时间并加以利用。
　　分析的第三个维度是围绕项目展开，比如某一个项目，实际耗费了多长时间？我们可以查一查时间记录就可以得知，和我们预估的时间进行比较。看看我们对这个项目，预估时间的长短如何，把这个时间作为一个参考。比如，我现在进行的语音写作项目，计划是每天两个小时完成多少字写作，实际上每天下来，慢慢看到自己在做这件事情速度在不断加快。这个维度还有另外一种分析方法，这里举两个例子来说明。比如说交通时间，统计一段时间之后，看一看自己的交通时间耗费了多久。可以尝试不同的交通路线，在不同时间进行乘车，乘坐不同的交通工具，然后隔一段时间进行比较。比如哪一条交通路线距离最短，在哪个时间段交通最舒畅，早晚哪些时间段人流量少？而不是在上下班的路上堵上一两个小时，这样除了浪费时间还会影响心情。另外也可以比较不同的交通工具实际耗用时间情况。或者即使路程很长又没有办法减少时间的时候，是否在交通的途中可以听听有声书等等。经过这样的综合分析之后，打造出最合理的交通方案。第二个是睡眠时间。有了时间记录之后，可以把自己的睡眠时间做一个分析，看看睡眠时间长短和个人精力的一个关系。如果你白天的精神状态不好没有精神，那么看一看是不是自己睡眠时间不够了。可以尝试适当增加自己的睡眠时间，然后继续监控自己的精力状态，以此得出个人最佳的睡眠时长。与此同时，从长期来看，个人的睡眠时间也是有一定规律可循的。比如对于我个人而言，如果每天晚上保证7个半小时的睡眠时间，那么白天的精神状态就比较好，反之如果低于7个半小时，那么白天肯定要补觉，及时补觉hi精神状态不佳。所以7个半小时对于我来说就是一个非常好的参考。在做时间的规划时候，我就会剔除掉7个半小时的睡眠时间。简言之，也是通过监控自己的睡眠时间，来辅助保证充沛的精力。
　　最后一步是时间的规划。由于个人目前的状态变动比较大，所以记录下来的时间对于长期的规划参考价值不大，关于规划目前还没有跟上。不过值得说明的一点是，剔除掉那些刚性时间，把剩下的可自由支配的时间规划起来，做最重要的事情，这就达到了合理分配自己时间的目的。